Un’organizzazione aziendale, e l’Albergo ne è un'espressione non tra le più semplici, ha un elevato numero di processi interni per compiti specifici quali, ad esempio, la gestione dello stato delle camere, gli interventi della manutenzione, la predisposizione di attività prima dell’arrivo del cliente, durante la sua permanenza e dopo la partenza.
Questi processi sono anche definiti “flussi di lavoro” che, in pratica, catturano le interazioni tra entità dell’ambiente reale producendone azioni.
Un esempio pratico è la gestione dello stato della camera. Quando la cameriera riordina una camera di partenza, lo stato potrebbe essere messo in “Pulita” utilizzando il telefono, la pay tv, il terminale della governante o il palmare fornito in dotazione alla stessa cameriera utile anche per gli addebiti di frigobar. Ma nel caso la camera odori di fumo, anche se pulita non può essere rioccupata fino a quando le speciali apparecchiature non avranno eliminato il cattivo odore. Questo flusso di lavoro è costituito da due semplici attività. La prima è impostare la stato della camera in “Rifatta” dopo l’intervento della cameriera, la seconda è impostare il suo stato in “Vendibile” dopo il tempo programmato per l’eliminazione dell’odore di fumo.
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HotelCUBE International, sfruttando le funzionalità di Windows Workflow Foundation messe a disposizione da Microsoft tramite il suo Framework 3.0 (funzionante sui sistemi server Windows Server 2003, Windows Vista e Windows XP), gestisce in modo automatico le attività, fornendo un aiuto indispensabile alla Governante ed al personale del Ricevimento. Dalla funzione di Gestione stato camera di HotelCUBE International (Fig. 1) è possibile inserire un messaggio al gestore del Workflow per “serializzare” le attività e consentire degli automatismi senza la necessità dell’intervento del personale. Al termine del periodo prefissato, il Workflow invierà un messaggio alla governante affinchè l’apparecchiatura venga rimossa dalla camera, ed al Front Office la camera risulterà disponibile per essere occupata da un nuovo cliente. HotelCUBE International prevede, inoltre, l’utilizzo del palmare affinchè la Governante possa essere informata senza la necessità che sia seduta al suo posto di lavoro. Con pochi click la Governante può prendere visione delle attività, gestirne di nuove, fornire la conferma di aver letto e gestito l’attività o vederne eventuali dettagli (Fig. 2)
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Fig.2
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La stessa informazione potrebbe essere visualizzata su una pagina web appositamente realizzata tramite Sharepoint, il programma di Microsoft specializzato nella condivisione delle informazioni e nella gestione di attività tramite Workflow.
Fig. 1
HotelCUBE International, il software oggi più innovativo mai realizzato, utilizza la gestione del workflow non solo per la Governante, ma anche per tutti quei processi dell’albergo che prevedono flussi e decisioni. E’ possibile inserire attività di workflow in fase di prenotazione (far apparire sul pannello dedicato al guest assistant il messaggio di recall 2 giorni prima dell’arrivo dell’ospite VIP), di soggiorno del cliente (far trovare l’auto disponibile ad una ora prefissata), in fase di check out (far apparire sul palmare del Direttore il messaggio che il cliente VIP lascia l’albergo, per un saluto). L’interazione tra la Governante, il Ricevimento e la Manutenzione può anche questo essere gestito tramite il workflow. Non per ultimo anche il CRM, elemento centrale di HotelCUBE International, può registrare attività gestibili tramite il workflow.
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