Il Front Office è il modulo principale del PMS HotelCUBE New Generation. Le funzionalità di Prenotazioni, check in e check out sono semplici da imparare anche se molto potenti. Tutte le visualizzazioni e le statistiche possono essere esportate ad excel e l’integrazione con Outlook consente una gestione innovativa dei “Contatti”. Di seguito un riepilogo delle principali funzionalità:

• Tutti gli strumenti di lavoro indispensabili dietro il bancone di ricevimento direttamente sul desktop del vostro computer

• Diverse possibilità di accesso ad una stessa funzione(menu a tendina, icone, tasti funzione)

• Attivare più funzioni contemporaneamente con un semplice click del mouse

• Visualizzazione grafica dei movimenti giornalieri, spostamenti di camera, attivazione prenotazione, check-in e check-out dal Rack (retino o cardex)

• Visualizzazione del Tableau (Planning) fino a 9 settimane, dove è possibile fare tutte le modifiche ai soggiorni di clienti in casa e in arrivo, fare prenotazioni, check-in e check-out

• Effettuare una prenotazione direttamente dalla videata di disponibilità

• Prenotare una o più camere di tipologia differente per ciascun giorno del soggiorno

• stampare la conferma prenotazione o inviarla automaticamente per fax

• Prenotazioni gruppi

• Possibilità di gestire fino a un massimo di 4 contatti in fase di prenotazione: prenotante, pagante, commissionante e rappresentante

• Gestire gli allotments con o senza tipologia fissa di camera

• Stampare la schedina in tempo reale o ristamparla in qualsiasi momento

• Effettuare la Mise en place, visualizzando tutte le camere in una unica finestra, la loro occupazione, le prenotazioni da assegnare e quelle già assegnate

• Gestione dei clienti abituali e della black-list

• Gestire più di una tariffa per ditta/agenzia con listini giornalieri e settimanali aggiornamento automatico qualora siano previsti variazioni periodiche dei listini

• Gestire le caparre

• Gestire la sigla operatore con l’abilitazione ai criteri di riservatezza delle funzioni

• Memorizzare, con possibilità di visualizzarle, le variazioni e le cancellazioni di prenotazioni, clienti ed addebiti

• Registrare e stampare gli ordini reparto

• Effettuare le stampe di Prechiusura, Chiusura e stampe di Postchiusura

• Stampare il riepilogo clienti alloggiati in conformità al modello ISTAT

• Predisporre l'invio automatico dell'anagrafica dei clienti alloggiati (schedine) e delle statistiche ISTAT

• Gestire il collegamento con il centralino telefonico per l’addebito automatico in conto

• Registrare gli addebiti sia per reparto (Appartamento, Bar, Lavanderia …) che per camera, con possibilità di memorizzarli su supporto magnetico esterno

• Trasferire addebiti su conto passante o parzializzarne l’importo

• Effettuare il check out riportando, sul documento, il dettaglio degli addebiti per giorno, per data o per totale

• Riemettere il documento fiscale, utilizzando lo stesso numero o il numero progressivo

• Gestione conti passante

• Emettere il conto al cliente riportando il riepilogo dell’arrangiamento (numero notti per arrangiamento giornaliero)

• Gestire lo stato della camera e i ranghi per la governante

• Gestire le commissioni

• Stampare l’estratto conto e l’elenco dei documenti non pagati per anzianità di data scadenza

• Registrare i rientri da sospeso con o senza ricevuta fiscale di quietanza

• Emettere una fattura riepilogativa di ricevute fiscali

• Emettere la nota di credito

• Stampare il riepilogo della cassa con il dettaglio delle carte di credito e delle caparre

• Stampare il corrispettivo del giorno

• Stampare il riepilogo degli sconti e deduzioni

• Rettificare la finalità finanziaria di un documento fiscale

Statistiche

• Possibilità di visualizzare o stampare l'occupazione, confrontandola con un periodo precedente, per mercato e tipo cliente

• Possibilità di visualizzare e stampare la produzione per agenzia o per categoria di addebito suddivisa per mercato e tipo cliente

• Possibilità di visualizzare e stampare le previsioni di fatturato e di occupazione in funzione delle prenotazioni in essere

• Fornire le analisi di produzione confrontate con i budgets dei ricavi

• Visualizzare e stampare l'occupazione per nazionalità e quella mensile in conformità alle norme dell'ISTAT

Mailing

• Possibilità di associare a ciascun cliente un segmento di provenienza

• Possibilità di selezionare, utilizzando diversi criteri di selezione, i clienti e produrre un file utilizzabile dalla funzione di mail merge di Microsoft Work di Microsoft.

Centralino Telefonico

• Possibilità di visualizzare o stampare gli addebiti di telefonate effettuate dalla camera, dalla cabina o dagli uffici.

• Possibilità di trasferire gli addebiti di telefonate su conto camera o su conto passante.

• Possibilità di indicare come pagata una telefonata effettuata dalla cabina.

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